Dédouaner plus vite

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Les délais de dédouanement de vos expéditions vous préoccupent ? Vous avez raison, car les enjeux financiers et commerciaux sont réels.

Découvrez comment DSBrowserBusiness vous aide à dédouaner plus vite, donc améliorer votre cash-flow.

Automatiser, fiabiliser et fluidifier vos processus avec DSBrowserBusiness

Le dédouanement, c’est le bout de la chaîne. Pour améliorer les délais et la maîtrise du processus, nous vous accompagnons à chaque étape. Avec agilité et flexibilité.

Importation automatique des factures

L’importation de vos factures est automatique depuis vos systèmes de facturation vers votre cloud. Le webservice JSON et le parsing des factures permettent d’alimenter les métadonnées qui optimiseront le processus.

Surcouche fonctionnelle non intrusive

Dédouaner plus vite - Avec DSBrowserPRO

Nous établissons des passerelles avec vos systèmes d’information pour en extraire les factures et autres documents nécessaires à la constitution du dossier export.

Vous n’avez toutefois aucune modification notable à apporter à vos systèmes. En effet, le cloud DSBrowserPRO est un “univers” à part qui n’interfère pas avec l’architecture informatique de votre entreprise.

Collecte des documents émis par des tiers

Le dossier export rassemblera de nombreux documents émis par des tiers, par exemple les transitaires, les transporteurs… Ceux-ci déposent leurs documents directement dans votre cloud, grâce aux permissions que vous leur accordez. Ils peuvent également suivre l’avancement du dossier, mais seulement pour la partie qui les concerne.

Vision partielle

Dédouaner plus vite - Avec DSBrowserPRO

Grâce à la gestion fine des droits et des permissions, vous pouvez accorder à vos fournisseurs un accès partiel à votre cloud.

Ils ne verront donc dans l’arborescence du cloud que les dossiers qui les concernent.

Vos fournisseurs ne recevront de notification des traitements effectués par vos équipes sur les dossiers export que si vous les autorisez. Vous fixerez ainsi le niveau de confidentialité souhaité.

Création automatique du dossier export

Une fois tous les documents réunis, la création du dossier export dans le cloud DSBrowserPRO est automatique. Ainsi, vous ne vous souciez plus du nommage des dossiers ou de leur structure ; vous avez la certitude que les règles de gestion des dossiers seront toujours respectées. De plus, à chaque document est associé une série de métadonnées en vue de son exploitation intelligente.

Procédures incontournables

Dédouaner plus vite - Avec DSBrowserPRO

Tant que les pièces nécessaires n’ont pas été rassemblées, le dossier export ne peut être créé. Et quand il l’est, c’est selon une structure prédéfinie, garante du respect des règles de procédure que vous avez édictées.

L’homogénéité devient donc la norme, au siège comme dans vos filiales, en France comme à l’étranger. Dans l’agilité.

Le télétravail sur les ordinateurs personnels de vos salariés n’y change rien, vous contrôlez intégralement le processus.

Un dossier export structuré et complet

L’arborescence détaillée du dossier créé automatiquement dans DSBrowserPRO comprend la liasse documentaire complète : facture, liste de colisage, certificat d’origine, connaissement maritime… Le type d’expédition apparaît clairement : aérien, maritime, terrestre. Les informations essentielles telles que ETD, ETA, transit sont indiquées. Enfin, les types de produits sont mis en évidence, de manière à faciliter le dédouanement.

Complétude et lisibilité

Avec DSBrowserPRO et QRCheck

La maîtrise du dossier export et sa qualité sont des éléments déterminants pour contrôler ou mieux, réduire les délais de dédouanement.

C’est pourquoi, dans le workflow DSBrowserPRO, nous apportons un soin particulier à la constitution du dossier et à sa signalétique.

Et grâce à QRCheck, vous mettez la facture électronique signée et authentifiée à disposition de la douane : un gain de temps et d’efficacité !

Affectation des droits aux utilisateurs

Dès la création automatique du dossier export, les utilisateurs appelés à traiter le dossier reçoivent les droits d’accès et les permissions nécessaires. Cela se fait automatiquement et immédiatement, quel que soit l’endroit où ils se trouvent : au siège, en filiale, à l’étranger.

Administration en temps réel

Dédouaner plus vite - Avec DSBrowserPRO

Qui fait quoi et quand ? Ces questions simples ont souvent des réponses compliquées dans les entreprises étendues ou internationalisées.

Rotation du personnel, délais de mise à jour des annuaires sont autant d’embûches. Grâce au tableau d’administration, vous spécifiez en temps réel qui fait quoi et quand. Vos processus sont effectivement maîtrisés, pas de temps perdu.

Traitement du dossier export

Tout est prêt ! Le dossier est complet et son traitement peut commencer. Il apparait automatiquement dans l’arborescence des utilisateurs désignés pour le traiter. Ensuite, chaque étape du traitement se fait par un ou plusieurs clics, rien de plus simple. Signature électronique des documents, formulaires interactifs, tout est intégré dans le cloud.

Efficacité et délais maîtrisés

Avec DSBrowserPRO et DSBrowserSIGN

Plus besoin de chercher les documents à traiter dans une arborescence trop dense.

Chacun voit ce qu’il a à traiter, et rien d’autre. Mais le responsable hiérarchique ou fonctionnel dispose d’une vue d’ensemble. Il peut intervenir dès que le besoin s’en fait sentir.

On sait qui a fait quoi et quand. Les délais de traitement des dossiers sont ainsi maîtrisés et optimisés.

Mise à disposition à des tiers

A différents stades du traitement, certaines pièces du dossier doivent être communiquées à des tiers : fournisseurs, transitaires, douanes… La mise à disposition des pièces est possible selon deux modalités par un accès au cloud avec des droits limités ou grâce à un QR code.

Sélectivité et sécurité

Avec DSBrowserPRO, DSBrowserARCHIVE et QRCheck

Mettre des documents à disposition au moment voulu et à des tiers spécifiquement désignés, oui. Mais pas sans de solides garanties quant à la sécurité de votre cloud !

Grâce à un accès partiel au cloud, les tiers ne voient que les documents qui les concernent. Ils n’accèdent pas à l’ensemble des métadonnées et des statuts des documents. Vous bénéficiez ainsi d’une véritable “muraille de Chine”.

Fonctions avancées

Pour travailler sur vos dossiers export, vous disposez de nombreuses fonctions qui vous font gagner du temps : codes couleurs automatiques selon l’état d’avancement du dossier, recherche avancée incluant les métadonnées, alertes sur les délais de traitement, formulaires html pour gérer les feed-backs des utilisateurs, indicateurs qualitatifs…

Confort d'utilisation

Avec DSBrowserPRO, DSBrowserSIGN, DSBrowserARCHIVE et QRCheck

Infrastructure sécurisée, procédures encadrées, outils performants : tout cela est très bien, mais s’il y manque le confort de l’utilisateur, l’efficacité du dispositif s’en ressentira. Avec la suite DSBrowserBusiness, la simplicité d’utilisation permet un déploiement rapide et facilite l’appropriation par les nouveaux utilisateurs. Votre entreprise aborde la transformation numérique dans de bonnes conditions !

Archivage à valeur probante

Dès que le traitement du dossier par vos équipes est terminé, il est automatiquement archivé depuis le cloud, dans une infrastructure dédiée. Vous y accédez directement par le cloud. En cas de contrôle fiscal ou douanier, les documents archivés sont mis à disposition en toute sécurité via QRCheck.

Authentification des documents

Avec DSBrowserPRO, DSBrowserARCHIVE et QRCheck

Produire des documents numériques à la douane, c’est bien.

Prouver qu’ils sont authentiques, c’est mieux !

Avec QRCheck de DSBrowser, vous justifiez du lien entre l’original numérique archivé (par exemple, une facture) et l’exemplaire numérique ou papier que vous présentez à la douane. Un facteur de confiance qui fait gagner un temps précieux !